Eines ist sicher: kein Unternehmen kommt ohne E-Mails aus. Zwar wird seit Jahren der Tod der E-Mail verkündet, jeder Büroangestellte bearbeitet jedoch täglich im Schnitt 125 E-Mails. Informationen dazu, wie Sie in Ihrem Betrieb am effizientesten mit dieser E-Mail-Flut umgehen, finden Sie in unserem Video oder scrollen Sie nach unten, um mehr zu lesen.
CHALLENGE #1:
Wenn der einzige schriftliche
Beleg eine E-Mail in Ihrem Posteingang ist
An einem typischen Arbeitstag nehmen Sie Kundenbestellungen entgegen, bestätigen Sie Preise, geben Sie bei Ihren Lieferanten Bestellungen auf, passen Sie Spezifikationen an und ändern Sie Lieferfristen und -orte. Der einzige schriftliche Beleg davon ist jeweils eine E-Mail in Ihrem Posteingang.
CHALLENGE #2:
"Frau X. ist heute leider ausser Haus. Ich kann Ihnen deshalb
nicht weiterhelfen"
Geschäftlich relevante E-Mails, die sich in persönlichen Postfächern befinden, können von Arbeitskollegen nicht bearbeitet werden. Die Auskunft: "Leider ist Frau X heute ausser Haus, ich kann Ihnen deshalb nicht weiterhelfen" ist nicht von ungefähr ein vielgehörter Klassiker.
CHALLENGE #4:
Geschäftliche Transaktionen,
die per E-Mail eingehen
Wenn Sie mit Kunden und Lieferanten in gemeinsame Prozesse eingebunden sind, in denen E-Mails zum Einsatz kommen, treffen Lieferantenrechnungen, Online-Bestellungen, Schadenforderungen, Retouren oder Produktzertifikate zur weiteren Verarbeitung per E-Mail bei
Ihnen ein. Die sichere, effiziente und zuverlässige Umwandlung dieser E-Mails in Transaktionsdaten stellt in jeder Hinsicht eine Herausforderung dar.
CHALLENGE #5:
Die Einhaltung aller
geltenden Gesetze sowie von Standards wie SOX
In einigen Ländern ist die Protokollierung und Aufbewahrung von Sicherungskopien aller geschäftlichen E-Mails gesetzlich vorgeschrieben. Wie beispielsweise in den USA durch den Sarbanes-Oxley-Act. Für den Fall, dass es einmal zu einem Prozess kommen sollte, ist dies natürlich sehr beruhigend.
Wenn gewährleistet sein soll, dass Sie im Besitz einer Sicherungskopie aller verschickten und empfangenen E-Mails sind, spielen jedoch nicht nur die internen Datensicherungsabläufe eine Rolle. Insbesondere dann nicht, wenn hinsichtlich der betreffenden E-Mails spezifische Datenschutzbestimmungen beachtet werden müssen.
WEITER RECHERCHIEREN
Übernehmen Sie in Sachen E-Mail-Management die volle Kontrolle
Zähmen Sie den Wildwuchs an E-Mails in Ihrem Unternehmen und sorgen sie für einen sicheren Informationsaustausch, für mehr Transaktionseffizienz und für eine wasserdichte Compliance. Die intelligente Prozessapplikation Next® Emails von Nextway erhöht die Effizienz und die Skalierbarkeit in Ihrem Unternehmen und erleichtert Ihnen nicht zuletzt die tägliche Arbeit.
