Wenn Sie einen genaueren Blick auf Ihr gutgeführtes Unternehmen werfen, finden Sie dann herumliegende Papierdokumente? Word™- und Excel™-Dateien auf Laptops? Oder in Cloud-Laufwerken? PDFs auf Dateiservern oder in Ihren Geschäftssystemen? Vielleicht sogar geschäftliche E-Mails in privaten Inboxen?
Wenn die Antwort ja ist, stehen Sie trotz der besten IT-Systeme möglicherweise vor den Schwierigkeiten, die sich aus der Arbeit mit Informationsinseln ergeben.
HERAUSFORDERUNG #3:
Mit Dokumenten, versteckt auf PCs und in persönlichen Posteingängen, werden Sie viel zu abhängig von Einzelpersonen. Wenn ein Spezialist im Urlaub ist, haben andere es schwer einzuspringen. Und wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen verlässt, verlassen essentielle Informationen möglicherweise mit ihm.
HERAUSFORDERUNG #7:
Die DGSVO verlangt von Ihnen, alle Dokumente mit persönlichen Informationen sicher aufzubewahren. Und nur denjenigen Zugang zu gewähren, die einen dokumentierten Bedarf haben. Und alle Dokumente fristgerecht loszuwerden.
Das ist mit herumfliegenden Dokumenten nahezu unmöglich.
HERAUSFORDERUNG #9:
Nur dafür zu sorgen, dass Ihre alten Dokumente geöffnet werden können, wenn Sie sie wieder brauchen, ist eine technische Herausforderung für sich allein. Eine E-Mail mag für Monate in Ordnung sein, ein Worddokument für Jahre, PDFs werden sich für Jahrzehnte halten.
Aber kein Format wird für immer existieren.
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75 % der Organisationen geben an*, dass Prozessautomatisierung ein Muss in Ihrem Geschäftsmodell darstellt.
Mit Papierdokumenten in Ordnern, PDFs auf Servern, Officedokumenten in Cloud-Laufwerken und E-Mails in Posteingängen versteckt, wird das nicht passieren.
(*) nach Untersuchungen von AIIM