Die Herausforderung
Als einer der führenden Lebensmittelgroßhändler Dänemarks verzettelte sich inco durch die Verarbeitung von über 100.000 Rechnungen jährlich, die nach und nach in vielen verschiedenen Formaten in der Kreditorenbuchhaltung eingingen: Papier, PDF, EDI, E-Mail etc. Abweichungen oder Rechnungsfehler brachten den Zahlungsprozess ins Stocken, da die Mitarbeiter wertvolle Zeit damit verschwenden mussten, Probleme zu klären.
Obwohl inco die Lieferantenrechnungen schon seit Jahren in das MultiArchive scannte, war eine Lösung erforderlich, um die Rechnungen automatisch mit den bereits im ERP-System vorhandenen Bestellungen abzugleichen.
"Dank Nextway konnten wir die Mitarbeiter, die Verbindlichkeiten verarbeiten, von 12 auf 4 reduzieren"
— John Svendsen, CIO, inco Dänemark.
Der Prozess
Laut John Svendsen "ging unsere Zusammenarbeit mit Nextway weit über die Bereiche IT und Buchhaltung hinaus. Ihr Zweck hatte etwas mit unserem wichtigsten Ziel zu tun: die Effizienz unseres Workflows zu verbessern. Es geht darum, Prozesse zu kontrollieren, die für unsere Lieferantenbeziehungen und für unser Ergebnis entscheidend sind."
Die Lösung
Die von Nextway durchgeführte Analyse zeigte das Potential auf, Arbeitsabläufe erheblich zu vereinfachen und die für die Abstimmung von Rechnungsfehlern benötigte Arbeitszeit zu reduzieren, indem die Scanning-Software und die Workflow-Lösung verbessert und neu konfiguriert wurden. Durch diese Optimierung konnte inco insgesamt 12 Arten von Rechnungsfehlern vorgeben.
Wichtig dabei war, dass die neue Lösung darauf ausgelegt wurde, geringfügige Rechnungsfehler automatisch zu identifizieren und zu korrigieren. Für Fehler, die die Lösung nicht unmittelbar korrigieren konnte, wurden automatische Workflow-Prozesse eingerichtet, um sie in wenigen Sekunden abzustimmen oder zu korrigieren.
Das Ergebnis
40% des Rechnungsprozesses waren bereits ab dem ersten Tag der Einführung voll automatisiert, berichtet John Svendsen:
"Alle unsere Rechnungen werden jetzt auf die gleiche Art und Weise verarbeitet, unabhängig von ihrem Originalformat. PDFs, E-Mails, EDI oder XML – und natürlich gescannte Papierdokumente. Alle Rechnungen sind jetzt zur Freigabe bereit, ohne dass sie jemals ein Mensch in Händen hatte. Das Ergebnis ist, dass in unserer Kreditorenbuchhaltung statt zwölf heute nur noch vier Mitarbeiter arbeiten."
— John Svendsen, CIO, inco Dänemark.
