Die Herausforderung
Mifa Aluminium B.V. ist Experte für Pressprofile aus Aluminium, die speziell nach Kundenwünschen gefertigt werden. So individuell wie ihre Produkte entstehen, sind auch die Anforderungen an die die elektronischen Prozesse. Aufwändige Genehmigungsverfahren und Verwaltungsaufgaben digital abzubilden, zu verbessern und die Dokumente in einem zentralen DMS zur Verfügung zu stellen, ist die Aufgabe an Nextway. Schrittweise sollen manuelle Prozesse elektronisch abgebildet werden, die die Verarbeitung der Rechnungen, die Genehmigungen für Einkaufsaufträge und die Auftragsbestätigungen für Kunden regeln.
Der Prozess
Next® wurde in die IT-Infrastruktur von Mifa angebunden, so dass die ausgehenden Dokumente direkt in das DMS überführt und archiviert werden. Eingehende Dokumente werden gescannt, revisionssicher in Next® abgelegt und je nach Typ zur weiteren Verarbeitung an elektronische Workflows übergeben.
Die Lösung
Der erste bei Mifa realisierte Workflow, wurde für die elektronische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen eingeführt. Der Erfolg dieser Prozessoptimierung, legte den Grundstein für alle weiteren Workflowverfahren. Diese regeln und organisieren die Abläufe für die Kundenauftragsbestätigungen oder - im Bereich Einkauf - die Genehmigungen von Investitionsgütern. Den Einkaufsauftrag für dringend benötigte Fertigungsmaterialen verarbeitet der Workflow sogar vollkommen eigenständig von der Genehmigung bis zur Bestellung! Das ERP erzeugt das dafür erforderliche Dokument, welches automatisch durch die Genehmigungsprozesse des Workflows geschickt wird und der an dessen Ende selbständig die Bestellung abhängig vom Lieferanten per E-Mail, Papier oder Fax auslöst.
Im Anschluss wurde das elektronisch gestützte Prozedere rund um die Ausgangsrechnungen bei Mifa realisiert.
Das Ergebnis
Spitzentechnologie – dafür steht Mifa und dafür steht auch Nextway. Für Mifa war es daher logisch, ihrem langjährigen DMS-Partner die Straffung und Erneuerung der internen Abläufe anzuvertrauen. Von den Vorteilen der sukzessiven Digitalisierung der Geschäftsprozesse profitiert das gesamte Unternehmen. Tägliche Verwaltungsvorgänge passieren jetzt in einem Bruchteil der vorher benötigen Zeit und erfordern immer weniger das Eingreifen von Mitarbeitern. Bei Mifa wird mit modernen Mitteln ein schneller Return-On-Investment erzielt, welcher beweist, in welchem engen Verhältnis Zeit- und Kostenfaktoren stehen.
