Über 100 Jahre Süße.
Wenn Sie ein Stück Schweizer Schokolade genießen, schmecken Sie mit großer Wahrscheinlichkeit die Süße von Schweizer Zucker. Seit über 100 Jahren beliefert die Schweizer Zucker AG den Schweizer Markt mit hochwertigen Produkten in großen Mengen. Jährlich werden rund 1,7 Millionen Tonnen Rüben zu 300,000 Tonnen Zucker verarbeitet. Rund ein Drittel davon wird zu Schweizer Schokolade verarbeitet, ein großer Teil geht an Getränkehersteller und ein Teil davon landet in den heimischen Verkaufsregalen.
Der Komplexität trotzen.
Mit zwei Produktionsstandorten in Aarberg und Frauenfeld, 250 Mitarbeitern und einem hundertjährigen Betrieb hat Schweizer Zucker mehr als genug zu tun, um den Überblick zu behalten. Aber mit der digitalen Technologie wird es einfacher.
Für Schweizer Zucker ist die Digitalisierung eine strategische Initiative. Eine, die den Einsatz von mobilen Geräten, die Optimierung von Geschäftsprozessen und damit auch die Nachhaltigkeit fördert — Zeit und Papier können eingespart werden.
Der Einkaufsprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung wurde als erstes in Angriff genommen:
- Die Überwachung von 12,000 Rechnungen, die manuell an zwei Standorten abgelegt wurden, war keine leichte Aufgabe.
- Die einheitliche Koordinierung von Bestellungen mit ca. 2,200 Lieferanten wurde aufwändig.
- Die Komplexität nahm zu, da sich mit der Zeit viele Sonderlösungen und Ausnahmen eingeschlichen hatten.
Bis 2018 die Digitalisierung kam.
Rationalisierung auf höchstem Niveau.
Um das Beste aus der Digitalisierung herauszuholen, hat sich Schweizer Zucker AG für eine Prozessautomatisierunglösung von Nextway entschieden. Next® Invoices erzielte die höchste Punktzahl bei der Auswahl basierend auf der Kostenwettbewerbsfähigkeit, dem kundenorientierten Ansatz von Nextway und der Fähigkeit der vorgeschlagenen Lösungen, Folgendes zu erreichen:
- effizienter und einheitlicher Prozess über beide Werke,
- automatische Rechnungskontrolle und zeitnahe Verbuchung der Rechnungen, und
- Reduktion der Papierpost und elektronische Rechnungsablage.
Aktueller Überblick – integriert mit Dynamics NAV.
Mit der Anbindung von Next® Invoices an Dynamics NAV werden Bestellungen weiterhin direkt im ERP-System erstellt, aber eine PDF-Kopie wird automatisch in Next® archiviert. Hier fordert ein Workflow die richtigen Personen auf, den Kauf zu genehmigen — und erinnert sie daran, falls sie dies vergessen haben.
Wenn die entsprechenden Lieferantenrechnungen eintreffen, werden sie entweder gescannt oder per E-Mail an Next® gesendet. In beiden Fällen wird eine digitale Kopie archiviert, die für jeden Berechtigten von überall aus verfügbar ist. Das ERP-System wird sofort mit den Daten der Rechnungen synchronisiert. Auf diese Weise erhalten Buchhaltung und Rechnungswesen jederzeit einen Überblick über alle wichtigen Informationen: ausstehende Genehmigungen, Rechnungen, die auf die Zahlung warten oder monatliche Außenstände.
Schließlich gleicht Next® automatisch die Rechnung mit der Bestellung und der Lieferung ab. Treten keine Differenzen zwischen Bestellung, Lieferung, und Rechnung auf, wird die Rechnung automatisch zur Zahlung freigegeben.
Papierlos steigert die Effizienz.
Seit Schweizer Zucker die neue Lösung eingeführt hat, ist die Zahl der eingehenden Papierrechnungen deutlich zurückgegangen. Da alles digitalisiert und automatisiert ist, können die Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller erledigen.
Sofortiger Zugriff auf Dokumente.
Das in Next® Invoices eingebettete Archiv bietet eine Menge zeitsparender Vorteile. Unter anderem sorgt die Volltextsuche dafür, dass man wichtige Informationen in Sekundenschnelle findet. Nicht nur Bestellungen und Rechnungen, sondern auch E-Mails, die zuvor im System archiviert wurden.
Volle Kontrolle.
Next® Invoices hilft dem Einkaufs- und Finanzteam, die Kontrolle über den Einkaufs- und Rechnungsprozess zu behalten. Aber auch die Handhabung von Finanz- und Einkaufsdokumenten. Strenge Berechtigungseinstellungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen die relevanten Rechnungen sehen – sonst nichts. In Anbetracht der hohen Anzahl von Benutzern im System, ist dies ein enormer Vorteil im Vergleich zu manuellen Verfahren.
Revisionssicher.
Mit Next® Invoices verfügt Schweizer Zucker über ein rechtssicheres und revisionssicheres System. Die gesamte Unternehmenshierarchie und eine strenge Berechtigungskontrolle sind eingebettet, sodass Genehmigungsverfahren unkompliziert sind. Es gilt grundsätzlich ein Vieraugenprinzip. Bei grösseren Beträgen werden automatisch bis zu sechs Personen in den Genehmigungsprozess einbezogen.
Einfach für alle.
Die Einführung eines neuen Systems ist nie eine leichte Aufgabe. Vor allem, wenn die Arbeitsabläufe von fast 150 Personen integriert sind. Aber mit einem multifunktionalen Projektteam und einer Standardintegration zwischen Next® Invoices und Dynamics NAV wurde es einfacher.
Die Zukunft ist mobil.
Schweizer Zucker hat eine klare digitale Agenda und weiß, dass die Zukunft mobil ist. Deshalb ist die ergänzende Mobile App (Next® Go) ein wichtiges Plus.
Mit Next® Go können in Zukunft alle 150 Nutzer Rechnungen mobil einreichen und genehmigen. Und die App gewährt Zugang zu Tausenden von Dokumenten in ihrem digitalen Archiv. Sie können sie unterwegs prüfen oder mit Kollegen zu teilen. Einfach, sicher und zukunftssicher.
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Was dann
Wenn Ihnen gefällt, was Sie sehen, werden wir über den nächsten Schritt sprechen.
