Die Herausforderung
Per Aarsleff ist ein führendes nordeuropäisches Bauunternehmen. Bevor Aarsleff sich an Nextway wendete, beherrschten Ineffizienz und Verwirrung die Tagesordnung. Lieferantenrechnungen auf Papier wurde üblicherweise zur manuellen Freigabe direkt an die Baustellen gesendet, wo die Materialien ausgeliefert wurden. Wenn die finale Freigabe erfolgt war, wurden die Rechnungen an die zentrale Buchhaltungsabteilung zurückgesendet. Da ca. 40% der Umsätze der Aarsleff-Gruppe mit Aktivitäten außerhalb Dänemarks getätigt werden, machte sich die Gruppe natürlich Sorgen über die zeitaufwändigen und logistisch komplizierten manuellen Prozesse, die darüber hinaus das Risiko bargen, dass Dokumente unterwegs verloren gingen. Außerdem machte es dieses Verfahren nahezu unmöglich, einen klaren Überblick über die Finanzen eines bestimmten Projekts zu behalten, da es nie eine ausreichend zuverlässige Dokumentation gab.
Der Prozess
Die Entwicklung und Implementierung der Lösung durch Nextway erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Managementteam. Für Susanne Grumløse von Aarsleff war diese enge Zusammenarbeit das “Geheimnis” hinter der erfolgreichen IT-Implementierung. Darüber hinaus betont sie, dass diese Methode die positive Einstellung und die Erwartungen der Anwender an das neue System verbessert.
"Es ist einfacher, eine solide Lösung zu erarbeiten, wenn Sie sich die Wünsche und Anforderungen der Anwender anhören, bevor Sie mit der Entwicklung beginnen. Es ist so, als wenn Sie zum Schneider gehen. Bevor er den Stoff zuschneidet, nimmt er sorgfältig Ihre genauen Maße auf."
— Susanne Grumløse, IT Projektleitering, Per Aarsleff
Die Lösung
Seit Aarsleff vor ein paar Jahren damit begonnen hat, Dokumente in ihr System zu scannen, machen sie die Erfahrung, dass dies große Vorteile für ihr Geschäft birgt. Ihre Workflow-Lösung für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen hat in letzter Zeit große Effizienzsteigerungen gebracht und die Fehleranzahl erheblich reduziert. Jetzt, wo die Lösung voll in die ASPECT4-Geschäftsanwendung integriert ist, ist es für die Buchhaltung viel einfacher, ein bestimmtes Dokument nach zu verfolgen und den Cashflow zu verwalten. Die Integration hat bewirkt, dass sich ihnen nun ein klares Bild der ausstehenden Rechnungen und künftigen Ausgaben bietet. Die Lösung bedeutet für das Unternehmen außerdem, dass es doppelte Zahlungen und andere kostspielige Fehler vermeidet.
Das Ergebnis
Die Rendite von Aarsleff war so überzeugend, dass keine genaue Berechnung angestellt wurde. Obwohl das Unternehmen gewachsen ist, sah sich die zentrale Buchhaltung nie gezwungen, zusätzliche Mitarbeiter einstellen. Die Buchhaltung hat heute sogar einen Mitarbeiter weniger als vor der Implementierung, trotz des gesteigerten Wachstums. Darüber hinaus wurden umfangreiche Ressourcen anderen administrativen Aufgaben zugewiesen.
