Die Herausforderung
Ganzheitliche Lösungen schaffen mit technologisch hochwertigen Produkten – dieser Marktvorteil der TAPROGGE GmbH bestimmte auch den Wunsch nach Verbesserung der internen Prozesse.
Der Zeitaufwand für die administrativen Abläufe war zu hoch, die Arbeit der Lohnbuchhaltung musste erleichtert werden und es wurden Mittel für ein zuverlässiges Personalcontrolling benötigt. Weiterhin war dringend ein effektives Management für die Menge an eingehenden Dokumenten (Lieferscheine etc.) erforderlich.
2006 holte sich TAPROGGE dafür die Unterstützung von Nextway.
Der Prozess
Mit Next® wurde die digitale Personalakte eingeführt. Ein logisches Ordnersystem legt die Daten und Dokumente strukturiert und übersichtlich ab. Papierdokumente wie Verträge, Zeugnisse, Zertifikate und Bewerbungen werden gescannt und ins Archiv überführt.
Alle eingehenden Lieferscheine und Bestellungen werden bei TAPROGGE mit einem Barcode versehen. Dieser enthält Belegdaten und eine eindeutige Belegnummer. Die Informationen werden automatisch aus dem ERP Oxaion abgerufen, in das Next® vollständig integriert wurde. Die Belege werden anschließend gescannt, durch Oxaion geprüft und zum Ende des Prozesses als PDF in Next® abgelegt.
Die Lösung
Die Recherche der Dokumente erfolgt wahlweise mit großer Schnelligkeit über die Next® Ablagepfade, die integrierte Suchmaschine von Next® oder direkt aus Oxaion heraus. Das Auffinden eines Dokuments verläuft jetzt komfortabel und ohne unnötigen Zeitverzug.
Die Zugriffssicherheit auf die sensiblen Personaldaten ist durch das intelligente Berechtigungssystem von Next® stets gewährleistet.
Das Ergebnis
“Mit Next® haben wir uns für eine Lösung entschieden, die eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten bietet und sich flexibel unseren Ansprüchen anpasst. Durch die Optimierung unserer internen Abläufe können wir uns jetzt noch besser den täglichen Herausforderungen unseres Kerngeschäfts stellen. Mit der Reduzierung von Papier tragen wir zu einem zeitgemäßen Umweltverständnis bei.“
— Herr Sonnenberg, Leiter kaufmännische Datenverarbeitung, TAPROGGE GmbH
