Wie holen Sie das Beste aus Salesforce heraus?
Als Bauder anfing, Salesforce zur Digitalisierung der Projektarbeit des Unternehmens zu nutzen, stellte der Zugriff auf die Dokumente eine Herausforderung dar.
Während das Salesteam begann, die Lösung zu nutzen, arbeitete das Serviceteam weiterhin an Netzlaufwerken und zahlreichen isolierten Datenbanken. Aus diesem Grund wurde die Arbeit dupliziert, Servicedokumente doppelt erstellt und das Außendienstteam konnte unterwegs nicht auf Dokumente zugreifen. Es entstand ein Chaos von Dokumenten, und die Mitarbeiter mussten sich in einer Vielzahl von Tools außerhalb von Salesforce zurechtfinden, um ihre Arbeit zu erledigen.
Was eigentlich die Arbeitsprozesse beschleunigen sollte, machte sie am Ende sogar langsamer. Überraschend? Überhaupt nicht.
Salesforce ist eine fantastische CRM-Plattform. Sie ist jedoch nicht darauf ausgelegt, umfassende Anforderungen an die Bearbeitung von Dokumenten zu erfüllen.
Was sollten Sie also tun, wenn Sie sich ein System wünschen, das Dokumente sammelt und Pre- und Post-Sales unterstützt?
Das Dokumenten-Chaos unter Kontrolle bringen
Da das Dokumenten-Chaos immer größer wurde, waren schnelle Lösungen gefordert. Glücklicherweise hatte Bauder eine klare Vorstellung vom idealen Dokumentenmanagement-System:
Der richtige DMS-Partner für den Job
Nach der Evaluierung verschiedener Softwareanbieter entschied sich Bauder für Nextway als Partner für das Dokumentenmanagement-System. Das Next® Enterprise Document Management-System bot die ideale Lösung und ermöglichte dem Team eine umfassende 360°-Sicht auf alle Kundendokumente. Das allein ist schon großartig, das System hat jedoch noch mehr zu bieten.
Der wahre Wert lag in der engen Partnerschaft mit einem Anbieter, der über ein eigenes Entwicklungsteam verfügt. Die Möglichkeit, die Entwicklung zu beeinflussen und kontinuierliche Anpassungen direkt vorzunehmen, war für Bauder von entscheidender Bedeutung:
Ein gut dokumentierter Game-Changer
Durch die nahtlose Integration von Next® in Salesforce haben die Vertriebs- und Serviceteams endlich einen vollständigen und strukturierten Überblick über alle Dokumente. Word-Dateien, PDFs, Bilder, technische Zeichnungen, E-Mails – auf alles besteht Zugriff. Auf diese Weise können Mitarbeiter effizient arbeiten, ohne die Plattform zu verlassen.
Hier sind einige der Funktionen, die von den Bauder-Mitarbeitern am positivsten bewertet werden:
- Mit Drag & Drop ist das Hinzufügen neuer Dokumente zu Salesforce ein Kinderspiel.
- Mit vordefinierten Formularen und automatischen Metadatenvorschlägen ist die Dokumentenverarbeitung im Handumdrehen erledigt.
- Mit leistungsstarken Suchformularen, die den gesamten Dokumentinhalt durchsuchen, nicht nur Dateinamen oder Metadaten, können Mitarbeiter sofort die richtigen Informationen finden.
Warum ist das eine fantastische Nachricht? Die Arbeit mit dem Next® Enterprise Document Management-System beschleunigt die Bearbeitung von Projekten. Es ermöglicht den Mitarbeitern, Zeit zu sparen und sichert eine reibungslose Zusammenarbeit.
Was man sieht, ist das, was auch erlaubt ist
Mit Next® wird die Dokumentensicherheit nach den höchsten Standards gehandhabt.
Bauders Forderung nach einer EU-Serverspeicherung konnte problemlos erfüllt werden, denn Next® speichert alle Dokumente sicher auf Microsoft Azure-Servern in Frankfurt – und dank der strengen Zugriffskontrolle können Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen, die für ihren Job relevant sind.
Dies bietet Bauder ein Optimum an Datensicherheit und Compliance.
Dokumentenmigration und Benutzerakzeptanz
Nachdem die Implementierung der neuen eDMS-Lösung von Bauder abgeschlossen war, wurde ein Migrationsprozess für ca. 10.000 Dokumente durchgeführt. Seitdem ist die Anzahl der Dokumente innerhalb von sechs Monaten auf etwa 40.000 angewachsen.
Trotz eines anfänglichen Lernprozesses sind die Benutzer jetzt mit dem System vertraut und fügen häufiger neue Dokumente hinzu.
Das ist erst der Anfang
Heute arbeitet Bauder eng mit Nextway zusammen, um neue Funktionalitäten und Optimierungen zu entwickeln und in die Plattform einzubringen. Deshalb sagen wir gerne, dass die Implementierung von Next® nicht das Endziel ist. Sie ist vielmehr der Ausgangspunkt für einen intelligenteren und besseren Arbeitsalltag.
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Unternehmen in ganz Europa setzen auf Next®, wenn sie Salesforce nutzen.
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So funktioniert es
Keine Verpflichtungen
Die Anmeldung für eine Demo ist kostenlos.
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Was passiert als nächstes
Einer unserer Berater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um eine personalisierte Demo in Ihrer Muttersprache zu vereinbaren.
Was dann
Wenn Ihnen gefällt, was Sie sehen, werden wir über den nächsten Schritt sprechen.
