Die 5-Punkte-Checkliste der Anwälte für eine erfolgreiche und DSGVO konforme E-Mail-Policy

Definieren Sie eine unternehmensweite E-Mail Policy und denken Sie daran, diese voranzutreiben — nicht jeder weiß über die DSGVO Bescheid

Warum benötigen Sie auf einmal einen systematischen Ansatz für Handhabung von E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens? Wie wird dies in der Praxis aussehen? Automatisierte Prozesse oder manuelle Abläufe? Was ist eigentlich geplant? Wann ist der Start? Was wird erfasst? Und was nicht?

"Starten Sie mit dem Warum"

Denken Sie daran, zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails zu unterscheiden

Eventuell erlauben Sie gar keine privaten E-Mails im E-Mail-System der Firma. Wenn Sie es tun, dann mit größter Vorsicht. Sie benötigen spezielle Vorgaben für die Handhabung privater E-Mails. Aber was Sie auch tun, Sie müssen Ihre Mitarbeiter informieren.

"Privat vs. Geschäft"

Definieren Sie, wer auf geschäftliche E-Mails zugreifen kann — neben dem Sender und dem Empfänger

Ein gemeinsam genutztes E-Mail-Archiv bietet viele Vorteile. Jedem auf jede E-Mail in der Firma Zugriff zu gewähren, ist für die betroffenen Personen unangenehm, und noch dazu illegal. E-Mails enthalten möglicherweise personenbezogene Daten — und Sie müssen die Kenntnis auf ein Minimum beschränken.

"Sensible Informationen schützen"

Definieren Sie, was mit geschäftlichen E-Mails passiert, wenn Personen Ihr Unternehmen verlassen

Eine Unternehmens-Mailbox darf nicht unkontrolliert bleiben wenn jemand das Unternehmen verlässt. Was passiert mit den bestehenden E-Mails in der Mailbox? Und was mit den neuen? Wahrscheinlich wollen Sie nicht, dass der ehemalige Mitarbeiter sein Ausscheiden mit einer 'emotionalen' Abwesenheitsnotiz kommuniziert.

"Wenn Personen weiterziehen"

Machen Sie die E-Mail Policy zu einem integrierten Bestandteil Ihrer Anstellungsbedingungen

All das oben genannte muss zu einem integrierten Teil des Mitarbeiterhandbuchs und der Arbeitsverträge werden. Und vergessen Sie nicht, diese Aktualisierung Ihren Mitarbeitern mitzuteilen — beginnend mit dem 'Warum'.

"Integrieren der Policy"

Ich hoffe, dass ich Sie ermutigen konnte, die erfolgreiche Implementierung einer DSGVO konformen E-Mail Policy zu planen.
Wenn Sie rechtliche Unterstützung oder weitere Informationen benötigen, freuen wir uns, Sie zu unterstützen.

David W. Frei
Rechtsanwalt, lic.iur., LL.M.
Senior Manager / Legal Services Switzerland/Liechtenstein
Grant Thornton Advisory AG

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