Ganz haben wir es noch nicht erreicht — das Rechnungs-Nirwana. Doch wir kommen ihm täglich näher, mit Lösungen wie der elektronischen Rechnungsstellung auf der Grundlage von EDIFACT oder XML.
Den Erfahrungsbericht von Jansson können Sie hier nachlesen: “XML-Rechnungen werden direkt in Dynamics NAV gebucht”.
Wenn Sie davon ausgehen, dass das „von Hand“, also als Papierkopie oder PDF-Datei zu bearbeitende Rechnungsvolumen in den kommenden Jahren stabil bleibt oder zumindest vorhersehbar ist, kann es sinnvoll sein, ein eigenes „Servicecenter“ einzurichten, um Rechnungen zu scannen und Daten zu extrahieren.
Wenn Sie allerdings davon ausgehen, dass die Menge an Papier- und PDF-Rechnungen abnehmen wird, auch wenn Sie vielleicht nicht genau wissen, wie schnell dies geschieht, dann sollten Sie — ganz eventuell — erwägen, uns die Sache zu überlassen.
Einer unserer Kunden formulierte es mir gegenüber so:
“Ganz egal, wie hervorragend sie ist, ich brauche keine Software, die meinen Mitarbeitern hilft, Daten aus Rechnungen herauszuziehen. Was ich brauche, sind richtige Rechnungsdaten in meinen Büchern und Zahlungseingänge auf dem Konto. Mehr nicht!“
Für Next CloudScan liefern Sie uns ein PDF jeder Rechnung — direkt vom Lieferanten oder von der Papierkopie gescannt. Dann kümmern wir uns um den Rest. Sie erhalten geprüfte Buchungsvorgänge in Ihrem Kreditorensystem und natürlich die Rechnung in Next. Entweder automatisch abgeglichen und genehmigt oder für Sie bereitgestellt, um Unstimmigkeiten zu klären.
Keine neue Software oder Hardware, die gekauft werden muss, keine zu wartende Technik, keine neuen Software-Einweisungen für Ihre Mitarbeiter. Nur Buchungsvorgänge im ERP-System und eine feste Servicegebühr. Ein Schritt näher am Rechnungs-Nirwana.
Sie haben vielleicht schon von Scandienstleistern gehört. Tatsächlich mögen diese gut genug sein, um Korrespondenz oder einfache Rechnungen einzuscannen, aus denen keine oder nur wenige Daten herausgezogen werden sollen. Die Kombination aus Software und billigen, ungelernten Arbeitskräften sichert Ihnen jedoch nicht die erforderliche Datenqualität. Bei Next CloudScan ist dies anders. Wenn Ihnen das simple Scannen jedoch genügt, bleiben Sie dabei und lassen die fertigen Scandateien in Next weiterverarbeiten.
Next CloudScan ist nicht nur eine hervorragende Software mit unbegrenzter Feinabstimmung, sondern bietet auch hochqualifizierte Bediener mit Branchenkenntnis, die auch die schwierigeren Fälle lösen können — fast so gut wie Ihre eigenen Mitarbeiter.
Wie bereits erwähnt, ist Next CloudScan nicht für alle geeignet. Und selbst wenn Sie es für eine gute Lösung halten, könnten wir anderer Meinung sein. Um eine zufriedenstellende Dienstleistung erbringen zu können, müssen wir uns erst vergewissern, ob wir über eine ausreichende Branchenkenntnis verfügen, um Ihnen qualifiziert helfen zu können. Ansonsten wären wir nur ein weiterer Scandienstleister.
Wenn Sie sich fragen, ob Next CloudScan etwas für Sie wäre, rufen Sie mich an oder senden Sie mir eine Mail. Zusammen werden wir es herausfinden.
“Ganz gleich, welche ERP-Systeme Sie künftig einsetzen, ganz gleich, ob sie vor Ort oder in der Cloud eingerichtet werden, Next wird sie integrieren. Ganz gleich, mit welchen Bezugsportalen Sie arbeiten und wie Sie Ihre Bestellungen abwickeln, Next wird sich ihnen anpassen. Ganz gleich, ob Sie Rechnungen auf Papier, in EDIFACT, XML oder anderen Formaten erhalten, NEXT wird sie erfassen. Ganz gleich, ob Sie die Dokumente selbst bearbeiten möchten oder uns diese Arbeit überlassen, Next wird Sie dabei unterstützen. Zahlen müssen Sie Ihre Rechnungen selbst. Den Rest können Sie uns überlassen.“
